Para poder cobrar un viaje, es necesario crear un FILE en el sistema de facturación de Planet. Los servicios vendidos se crean como líneas dentro del FILE.
Flujo del proceso
Paso 1 — Pedir el FILE
Una vez cerrado el viaje, lo primero es pedirle a Lu que cree un FILE en el sistema contable de Planet.
Importante
Para crear el FILE, el cliente tiene que existir previamente en Planet. Antes de escribirle, fijate si es cliente nuevo o recurrente.
Cliente recurrente
Mandar por email:
- Nombre y apellido del cliente
- Destino / fecha aproximada del viaje
Lu lo busca en el sistema, crea el FILE y te manda el número (código alfanumérico).
Cliente nuevo
Primero hay que crear el cliente en Planet. Mandále estos datos a Lu:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Nombre y apellido | Completo, como figura en el documento |
| Teléfono | Con código de área |
| Dirección de contacto | |
| Cédula o pasaporte | Número de CI uruguaya; si es pasaporte, enviar foto |
Tip
Esperá la confirmación de Lu de que el cliente fue creado antes de pedir el FILE.
Paso 2 — Asociar el FILE a tu planilla
Cuando Lu te mande el número de FILE, anotalo en tu planilla de armado del viaje de inmediato.
Nota
Todos los servicios, cambios o modificaciones que surjan de ahí en más se hacen siempre con ese número de FILE. Es el vínculo entre tu planilla y el sistema contable de Planet.
Paso 3 — Agregar líneas al FILE
El FILE tiene líneas, y cada línea representa un servicio vendido.
Línea de Aéreos
La crea el Departamento de Aéreos automáticamente cuando emite los tickets. No tenés que hacer nada.
Resto de servicios — Hoteles, Autos, Cruceros, Seguros, etc.
Para cada servicio adicional confirmado, mandále a Lu:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Número de FILE | El que te mandó Lu en el Paso 2 |
| Tipo de servicio | Hotel / Auto / Crucero / Seguro / Otro |
| Descripción | Nombre del proveedor, destino, fechas, etc. |
| Costo neto | Lo que nos cuesta a nosotros (de tu planilla) |
| Precio de venta | Lo que le cobramos al cliente (de tu planilla) |
Tip
Con esa línea creada en el FILE, Operaciones de Planet puede generar el voucher correspondiente al servicio.
Resumen — ¿qué le mandás a Lu y cuándo?
| Momento | Qué mandás |
|---|---|
| Al cerrar el viaje | Pedido de FILE + datos del cliente si es nuevo |
| Cuando Lu te manda el número | Nada — solo anotalo en la planilla |
| Al confirmar cualquier servicio | N° de FILE + tipo + descripción + costo + venta |
| Cuando aéreos emite los tickets | Nada — ellos crean esa línea |
Errores frecuentes a evitar
- Pedir el FILE sin haber pasado los datos del cliente nuevo primero
- Mandar datos incompletos (falta cédula, email, etc.)
- Confirmar un servicio sin avisarle a Lu para que cree la línea en el FILE
- No anotar el número de FILE en la planilla desde el primer momento
